» CIENCIA, ADMINISTRACIÓN E INVENTARIO

Los conceptos científicos han influenciado de diversas maneras los contextos productivos, las organizaciones en el siglo XX y XXI se han caracterizado por un cambio radical en su accionar, dado que un conjunto de principios[1] sentados hacia más de doscientos años, había determinado la estructura de la administración y el desempeño, quedando obviamente obsoleta en el vértigo de la era postindustrial. Estas situaciones han dado lugar a estudios exhaustivos de las variables de los entornos productivos, de tal manera que lo que caracteriza su vínculo con el hacer científico, está dado por:

• La rigurosidad en la observación y la medición como elementos de estudio, aplicados al análisis de procesos.
• El desarrollo de investigaciones experimentales, con el fin de alcanzar elevada eficiencia, eficacia y finalmente efectividad.
• La aplicación racional que se hace de los métodos derivados de la ingeniería, un área influenciada y determinada precisamente por la metodología científica.

La implementación de dichas situaciones al problema global, con el fin de formular principios y establecer procesos estandarizados, dio origen entonces a comienzos del siglo XX a la nueva escuela de la administración científica[2] y a mediados del mismo siglo, con las potentes herramientas de análisis matemático generadas desde la investigación de operaciones, estos procedimientos se implementaron más tarde al manejo y control de los inventarios y precisamente a la noción científica de la administración del mismo[3]. Enfocados en este último concepto, lo más relevante en términos de su importancia y el impacto que cobra la disciplina desde la implementación de su herramienta más relevante, se encuentra determinado por los métodos cuantitativos, que son la expresión final del ejercicio científico, aplicado al campo de la ingeniería, la administración y en este caso, al control del inventario. Esta herramienta surge entonces como apoyo al proceso gerencial y a través de ella, se desarrollan indicadores de gestión para controlar  los materiales, el proceso, el crecimiento de la efectividad  organizacional y en general, apoyar la toma de decisiones.

Desde esta perspectiva y enfocados en lo referente a la administración y la logística, el inventario es la existencia de bienes almacenados, determinados por la evaluación estratégica  del tiempo en el que serán utilizados. Su administración consiste en verificar la disponibilidad de estos bienes en caso  de requerir su uso en términos del procesamiento o venta, basados en políticas y estrategias que permitan decidir cuándo y en cuánto reabastecer el inventario.

La administración de inventarios se fundamenta en cuatro aspectos básicos:

• Cantidad de unidades que deberán producirse en un momento, dado determinado por el comportamiento del mercado y los niveles de producción.
• En qué momento debe producirse el inventario.
• Que artículos del inventario merecen atención especial.
• Como protegerse de los cambios en los costos de los artículos en inventario.

En las competencias del mundo global, el inventario implica los procesos de abastecimiento, producción y  distribución, el impacto de los indicadores de gestión de inventarios en términos competitivos, es determinante entonces en la cadena de suministros[4], los movimientos de materiales y productos, dentro de la cadena de abastecimiento, son un aspecto clave en la gestión logística y administrativa, precisamente por la especial relación que tienen con los costos y las utilidades. Dentro del análisis de sensibilidad de las variables asociadas a la administración científica del inventario, en el contexto mencionado, se debe tener en cuenta:

• Formular un modelo matemático que describa el comportamiento del sistema de inventarios.
• Elaborar una política óptima de inventarios a partir de ese modelo.
• Utilizar un sistema de procesamiento de información computarizado para mantener registros de los niveles del inventario.
• A partir de estos registros, utilizar la política optima de inventarios para señalar, cuando y cuanto conviene reabastecer.

En este enfoque, existen dos grandes modelos matemáticos para el análisis, los modelos determinísticos y los modelos estocásticos, de acuerdo con las posibilidades que se tengan de predecir la demanda; como meta fundamental, los procedimientos deben hacer efectivos y equilibrados los siguientes objetivos:

• Optimizar el servicio al cliente.
• Verificar la efectividad del flujo de las unidades de compra y producción.
• Minimizar la inversión en inventarios.

Dentro de los indicadores más representativos en este orden de ideas, sin hacer un análisis exhaustivo de sus componentes y determinaciones matemáticas, se puede destacar:

COMPONENTES DE LOS MODELOS DE INVENTARIOS

• Costo de ordenar o fabricar.
• Costo de mantener o almacenar.
• Costos de penalización por faltantes o demanda Insatisfecha.
• costos de recuperación.
• tasas de descuento.

La correlación matemática de estos hechos, según las condiciones del entorno donde se desarrolla el análisis, dará lugar a:

MODELOS DETERMINÍSTICOS Y ESTOCÁSTICOS

Sistemas diferenciados por la incertidumbre que existe sobre las demandas futuras y que dan lugar a perspectivas distintas desde el análisis de orden matemático, finalmente apuntan a evaluar:

• Lote económico o cantidad económica de pedido: Para determinar con qué frecuencia y en qué cantidad se debe reabastecer el inventario de manera que se minimice la suma de los costos por unidad de tiempo.

• Nivel de inventario en el ciclo: Verifica el punto máximo del inventario minimizando los costos, sin arriesgar las utilidades.

• Longitud optima del ciclo: Establece el tiempo entre los puntos de reorden, sin arriesgar el nivel de servicio a través de los inventarios de seguridad.

• Punto de reorden: donde se relaciona la tasa de demanda por tiempo de entrega y se verifican los nuevos abastecimientos.

Deben tenerse en cuenta el tipo de revisiones que se hacen al inventario para la aplicación de las formulas matemáticas, especialmente si se utiliza un sistema justo a tiempo. Desde el punto de vista logístico, se verifica además:

• Índice de Rotación de Mercancías: Proporción entre las ventas y las existencias promedio. Indica el número de veces que el capital invertido se recupera a través de las ventas. Las políticas de inventario, en general, deben mantener un elevado índice de rotación, por eso, se requiere diseñar políticas de entregas muy frecuentes, con tamaños muy pequeños. Para poder trabajar con este principio, es fundamental mantener una excelente comunicación entre cliente y proveedor.

• Índice de duración de mercancías: Proporción entre el inventario final y las ventas promedio del último periodo, indica cuantas veces dura el inventario que se tiene. Altos niveles en ese indicador, muestran demasiados recursos empleados en inventarios que pueden no tener una materialización inmediata y que está corriendo el riesgo de ser perdido o sufrir obsolescencia.

• Exactitud del Inventario: Se determina midiendo el costo de las referencias que en promedio presentan irregularidades, con respecto al inventario lógico valorizado cuando se realiza el control físico. Se toma la diferencia en costos del inventario teórico, versus el físico inventariado, para determinar el nivel de confiabilidad en un determinado centro de distribución. Se puede hacer también para exactitud en el número de referencias y unidades almacenadas.

Lo anterior refiere entonces la naturaleza y la importancia del control científico de las variables del proceso, que debe arrojar como resultado en términos de la efectividad de las políticas de administración del inventario:

• Altos niveles de servicio y satisfacción al cliente.

• Máximo aprovechamiento de los recursos materiales en proceso o producto terminado y minimización de los costos a través de niveles razonables de rotación del inventario.

• Flujo equilibrado de los niveles de oferta material, en relación directa con los niveles de demanda y la reacción dinámica y efectiva de la cadena de abastecimiento.

Finalmente un proceso que a través de opciones científicas, reacciona ante las cambios del mercado, disminuyendo la incertidumbre y aumentando las certezas desde la perspectiva de los indicadores de gestión como herramienta de apoyo, determinante en la toma de decisiones.

Ing. Herman Castrillón

   Director del Programa tecnología en Gestión Administrativa 

Corporación John F Kennedy

[1] HAMMER, Michael, CHAMPY, James. Reingeniería, Editorial Norma. 1994.

[2]TAYLOR, Frederick Wilson. (1856-1915), fundador de la administración científica, nació en Filadelfia, Estados Unidos. Procedía de una familia de principios rígidos y 
fue educado dentro de una mentalidad de disciplina, devoción al trabajo y al ahorro. En aquella época estaba de moda el sistema de pago por pieza o por tarea. 
Esto llevó a Taylor a estudiar el problema de la producción en sus mínimos detalles, pues gracias a suprogreso en la compañía, no quería decepcionar a sus patrones, 
ni decepcionar a sus compañeros de trabajo, Taylor inició las experiencias que lo harían famoso, dondeintentó aplicar sus conclusiones, venciendo una gran resistencia 
a sus ideas. 

[3]HILLIER S, Frederick;  HILLIER S, Mark. Métodos Cuantitativos para Administración. Mc Graw Hill. 2008.

HILLIER S, Frederick;  LIEBERMAN, Gerald J. Introducción a la Administración de Operaciones. Mc Graw Hill. 2010.

[4]MORA GARCIA, Luis Aníbal, Gestión Logística Integral,  Indicadores de desempeño logístico (KPI). Ecoe Ediciones